Передовые технологии в области коммуникаций и передачи информации все больше меняют современный офис. Если информацию можно передать из любой точки планеты, а технические новинки становятся все доступнее и используются повсеместно - так ли необходимо постоянное пребывание сотрудника на рабочем месте? Не вымрет ли офис как структура?


Впрочем, исследования показывают, что пока еще большинство предпочитает удаленной работе офисную занятость. Так что офис не исчезает, он развивается вместе с новыми требованиями. Среди последних выделяются: эргономичность, дизайн, технологичность и, конечно же, обеспечение чистоты внутри помещения. Немалую роль в обеспечении последнего требования играют грязезащитные ковры для Бизнес-центров, которые не только исполняют свою непосредственную функцию, но и вносят свою лепту в эстетическую составляющую оформления входной зоны. Подобные покрытия выгоднее не покупать, а брать в аренду - узнайте подробности на на сайте koverservis.by.


Все помнят, какой скупой коридорно-кабинетной была система учреждений того времени. Типовая планировка, одинаковая мебель, недружелюбность в самой атмосфере. Это было всего лишь отражением эпохи: жесткая иерархическая структура, работа в рамках раз и навсегда установленного функционала, полное подчинение «системе».


Начало двухтысячных - это время open office. Новое информационное общество перешло к открытой планировке офисного пространства. Внутренние перегородки были снесены в пользу более плотного расположения рабочих мест. Размещение приобрело свободный характер, стало более дружелюбным и человечным. Такие изменения объяснялись также необходимостью улучшить коммуникацию внутри отделов и подразделений компании.



Многие компании, действующие в текущем моменте, ориентированы на проектную работу. Если раньше сотрудник получал задание от руководителя и выполнял его, то сейчас ситуация поменялась. Для решения намеченной цели создается проектная группа, которая реализует идею, привлекая к работе представителей тех или иных подразделений. Проект-менеджер - это не руководитель в традиционном понимании, а объединяющий лидер.

Проектная работа потребовала и офиса в новом понимании, гибкого и отрытого. Контакты сотрудников теперь должны обеспечиваться не только внутри подразделений, но и между ними, в рамках компании в целом. Командная работа разделила рабочий день участников группы на части. Потребовалось рабочее пространство для совместной работы при сохранении рабочего места для работы индивидуальной.

Очень сильно видоизменило офис интенсивное развитие мобильных коммуникаций, информационных технологий, Интернета. Мобильные ноутбуки, Wi-Fi, удаленный доступ делают сотрудников практически независимыми от постоянного рабочего места.

Во все времена важной остается экономическая составляющая содержания офиса. Здесь основные требования стали еще жестче: снизить расходы на аренду, коммунальные платежи, оборудование и технологии, при этом повысить эффективность.

Итак, выделим три составляющих, которые привели к созданию офиса нового поколения:
• проектная работа
• техническое развитие
• экономическая эффективность.



Концепция гибкого офиса - использование сотрудниками неперсонифицированных рабочих мест. Все сотрудники компании делятся на немобильных и мобильных. Мобильные - это те, кто в силу специфики работы большую часть времени проводят на встречах с клиентами, переговорах, на объектах, презентациях и т.п. Именно для них предназначены незакрепленные рабочие места. При этом снижаются расходы на содержание постоянных рабочих мест для отсутствующих сотрудников.

До разработки и внедрения гибкого офиса применительно к конкретной компании необходимо изучить особенности бизнес-процессов, стратегию и стиль работы. В зависимости от видов выполняемой работы - коллективная или индивидуальная, кратковременная или длительная, требующая коллективного обсуждения или сосредоточенности, - составляется схема и дизайн-проект будущего Flex- office.


ОСОБЕННОСТИ РАБОЧИХ МЕСТ В РАМКАХ ГИБКОГО ОФИСА:
• Резервируемые столы (hot desks) - рабочие места, которые резервируются сотрудником по мере необходимости на определенное время. Способ бронирования - принятая в компании внутренняя система бронирования.
• Свободные столы (shared desks) - рабочие места, которые могут быть заняты сотрудником без предварительного бронирования (по аналогии с известной поговоркой «кто первый встал-того и тапки»).
• Комнаты для индивидуальной работы (focus room) - предназначены для одного человека. Для индивидуальной работы, требующей сосредоточенности.
• Тихие зоны - рабочие зоны, рассчитанные на несколько индивидуальных рабочих мест, в которых, как следует из названия, соблюдается тишина, запрещены разговоры и телефонные звонки.
• Рабочие места для командной работы (open teams areas) - каждая проектная группа может рассчитывать на специальное открытое пространство в рамках офиса - это стол или несколько столов для работы коллективом.
• Рабочие места для быстрой работы (touchdown area) - рабочие места для решения кратковременных задач (просмотр почты, отправка факса). Часто это стоячие рабочие места, оборудованные компьютером с возможностью выхода в Интернет, телефоном и факсом.
• Телефонные кабинки (phone boots) - небольшие помещения для телефонных переговоров, проведения вебинаров, конференций. Такие помещения позволяют соблюдать конфиденциальность и не мешать коллегам.
• Быстрые переговорные комнаты (stand-up meeting) - используются наряду с традиционными комнатами для переговоров. Отличие в оперативном способе обсуждения проблем, без сидячих мест.
• В качестве нетрадиционных рабочих мест могут использоваться балкон, терраса, кафе и прилегающая дворовая территория - при условии возможности подключения к Интернету через Wi-Fi.

Необходимое условие существования Flex-office - высокотехнологичное оснащение. Удаленные сотрудники должны иметь доступ к необходимой информации в компании наравне со всеми.

Помимо реорганизации пространства корректировка должна коснуться поведенческих стереотипов сотрудников. С одной стороны им должно быть обеспечено больше выбора условий работы, а с другой - мотивация должна быть на результат, а не отсиживание в офисе положенное количество часов.

По традиции, новшества Flex-office первыми начали использовать международные корпорации - Philips, Siemens, Schlumberger.


Другим вариантом современного офиса является клубный офис или коворкинг.

Суть клубного офиса в возможности арендовать рабочее пространство на определенный срок. Как правило, это современный комплекс с развитой инфраструктурой и великолепной технической «начинкой» для решения разноплановых задач.

ЧТО ВКЛЮЧАЕТ КЛУБНЫЙ ОФИС:
• Зонирование пространства: зона для переговоров, рекреационная зона, лаунж-зона для неформальных встреч.
• Небольшие офисы (порядка 30 кв.м.), которые сдаются в аренду.

Аудитория клубного офиса:
• Небольшие компании;
• Start Up;
• Компании, не имеющие собственного офиса в центре города, которые используют клубный офис для удобства клиентов;
• Фрилансеры (сотрудники, работающие удаленно) - для встреч и работы.


Современный офис может быть построен «с нуля» или путем реновации существующего. В любом случае, необходимо продумать несколько обязательных условий: транспортная доступность (удобство парковки, подхода и подъезда к зданию), вход (представительский офис должен иметь достойную входную группу - ее необходимо также укомплектовать грязезащитным ковром, арендовать который можно на https://koverservis.by/), планировка (ресепшен, офисная зона, сетка колонн должны быть организованы максимально удобно для посетителей и работников).